社内、社外とコミュニケーションがない組織はないと思います。
ここでは、品質マネジメントシステム（以下、ＱＭＳ）に関するコミュニケーションに関する要求事項です。
下表のような形でまとめておくとよいと思います。備考欄には、要求事項ではありませんがそのコミュニケーションの記録を明確にしておけばより好ましいと考えます。（○○記録、○○議事録など）
表:コミュニケーション一覧表
はじめてISOに取り組む際に、コミュニケーションといわれ、身構えてしまい、ISO会議やISOミーティングなど新たに設定されるケースも多々見受けられます。もちろんダメではありませんが、今行われている会議やミーティング等の機会を活用されることをおすすめします。ISOと日常業務を併せていかないとダブルスタンダードになる可能性が大きくなります。
また、内部コミュニケーションだけでなく、外部とのコミュニケーションも記載しておきましょう。お客様アンケートや調子伺い、定期訪問なども「コミュニケーション」として、一覧表に記載の内容を明確にして運用すれば立派なデータ収集や改善の機会になります。
これ以外にも、同業者の会合などは情報収集や業界動向などの把握も品質マネジメントシステムに関するコミュニケーションです。これまでの組織運営の中でやってこられた事を仕組みに組み込み、運用しながらブラッシュアップする事が無理なく継続できるコツです。
ちなみに、「たくさんあるわぁ～」という企業様の場合、一度見直し統合などを検討してもよいかもしれません。内容が重複している者や、出席者が似ているコミュニケーションは実施時期を合わせる。流れで行うなどすると、効率や生産性が向上する可能性が大きいです。
組織においてなぜかわからないけど、ずっとやっていてやめられないという、仕事やイベントって結構多くあります。見直しの基準は、その行為の目的は何なのか？で判断します。もちろん、自分たちだけで判断すると見誤る可能性が大なのでしかるべき人に確認した上で、責任と権限のある方に承認いただいたうえで整理する事はマストです。
議事録の様式については、コラムでご紹介しておりますのでご参照ください。
更新 2024年10月22日