トップマネジメントの大事や役割として、品質マネジメントシステムに関連する役割に対して、責任及び権限が割り当てられ、組織内に伝達され、理解されていることを確実にしてね。というものです。
ここに登場する『確実にする』ための手段は、貴社で決めていただいてOKです。
まずは、どんな役割が必要かを書き出してみましょう。
そして、夫々の役割について、どんな責任があり、そのために必要な権限にはどのようなことがあるのかを書き出します。
最後に、役割に対して決まっていなければ担当者を明確に決めていましょう。
この担当者は最初に決めてもよいと思いますが、担当者っから決めてしまうと、役割や責任がグレーになる事もあるので、担当者はあとで決める方が良いかと思います。
さらに、トップマネジメントに対して5つの責任と権限を具体的に割り当てることも求めています。
a.QMSが規格の要求事項に適合することを確実にする…多くの場合、管理責任者を任命し割り当てます
b.プロセスが、意図したアウトプットを生み出すことを確実にする…プロセスの責任者に割り当てることが多いと思います
c.QMSの成果と改善の機会をトップマネジメントに報告する…管理責任者に割り当てることが多いと思います
d.組織全体にわたって、顧客重視を促進する事を確実にする…お客様窓口や、品証などの部署が行うケースもあります。そういった部署がいなければ、管理責任者に割り当てるケースがあります
e.QMSの変更を計画したり、実施する場合にも、品質保証の仕組みを整った状態で維持する…例えば、不良品が社外流出した理由として、設備の入れ替え中で不慣れだったので不良品が流出しました…という理由は、理由になりませんよね？どんな理由があろうとも、請け負ったからには良品のみを納めてもらわないと困ります。
これも、品質管理責任者に割り当てられることが多い役割かと思います
もともと、同等の責任と権限が割り当てられている場合、わざわざ変更する必要はないと思います。ただし、相反する責任と権限にならないようレビューする事は重要です。