ISO規格は5年に一度見直しが行われ規格本文の改訂が行われるお約束です。
2015年に改訂版が発行され7年。あれ？うちのマニュアル参照規格は2015年だぞ…と思われた皆さん、今回は2020年に規格の改訂は行わないと国際標準化機構で決定され公表されています。

この事実をどうとらえるか？
「改訂ないの？改定しなくてよいの！よかった　ε-(´∀｀*)ﾎｯ　」

日々の業務の中では色々なことが起こり、見直しや変更、改善が行われていると思います。これを人の記憶にだけとどめておくと、どうしてもアバウトになってしまい、うやむやになってしまいます。わたしは伝言ゲームのイメージがしっくりきます。最初に決めたことが人を介するうちに全く違うことになっていたといった感じです。

だから記憶より記録。文書化することで振り返り時に「こう決めた」という振出しに戻れると思います。（もちろん、マニュアルを見る。という行動は必要です。また、これを定着させることも難しいのですが…別の機会にゆずります）

専任者がいない企業では、改善などでの変更があっても次の改訂の機会にマニュアルに反映しよう…となっているケースが多く、次の改訂までの時間が空けばあくほど、記憶は曖昧になっていることが多いです。しかも自分オリジナル解釈になっていることも多いです。

せっかく改善したのだから、”連絡文”や”周知文書”といった形でよいので文書化しておくことで、思い出す時間のロスも少なくなるのではないかと思います。

ここでもう一つ加えていただきたい項目として、そういった手順になった理由や目的、原因です。
この”理由”や”目的”がはっきりしていないと、決めたやり方はやりにくいから等の理由で元に戻ってしまったり、後々の見直しの機会などで不要と判断され手順がなくなってしまったりする要因になっていることが多いです。

ここで今日のテーマですが、「ISO規格の改訂＝マニュアル改訂の機会」という企業もあるかと思います。規格の改訂がなかったからよかった…的な感覚で、せっかく行った改善が定着しないことはもったいないですよね。また、再発といったリスクも増加します。

確かに、数十ページのマニュアルや文書を改訂し、印刷し、文書管理しというとお金も時間もかかりますよね。しかし、ISO9001が誕生した1994年ごろと違い、今はパソコンやスマホのようなデバイス（情報にアクセスするための端末）とデータを共有するためのサービスが身近に安価に手に入るようになりました。パソコンとインターネットの環境があれば、コストをかけずに紙に印刷しなくても簡単に文書を共有することも可能になりました。しかも、文書管理の手間も紙マニュアルの配布と比べると10分の1以下で可能です。

初めての方には難しいイメージがあるかもしれませんが、習うより慣れろで、できる内容も多いです。ご興味があられる方は是非、文書共有などのキーワードで検索してみてください。いろいろなサービスが提供されています。
大変、たいへんといながら何回もやるより、改善の方法を探す方が建設的です。
必要は発明の母ですよね。

このテーマでお伝えしたかった事
　１．記憶より記録の方が楽に確実に運用できる
　２．あとで…や次の機会に…よりも、すぐやるほうがロスが少なく効率が良い
　３．大変だと嘆くより楽にできる方法を探すための方法を考える