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あるべき姿についてみんなで考える

毎日、蒸し暑い日が続いていますが、体調にお崩しではございませんか?
台風や梅雨など気圧の変化に敏感な方には、ちょっと辛い日々になるかもですが、できるだけ健やかにお過ごしくださいね。

さて、3,4,5月と飛び越して久しぶりの更新でございます。
未熟なわたくしの怠慢でございます。本当に反省。
しかし、濃密な3か月のおかげで色々な気づきがございました!

先日、関与先の社長から、研修のご依頼をいただきました。
以前取り組んでいた5Sについて、「最近、中途の若手が増えたから復習も兼ねた研修会をやってほしい」という、ご要望でした。
そのお客様は、歴史のある企業様で、地元の同業ではリーダー的存在の企業様です。

最近、以前にもまして社員教育や作業環境の改善、待遇や賃金、考課制度などの見直し積極的に取り組んでいらっしゃいます。

早速準備に取り掛かったのですが、前回3年間ほど、継続的に実施したことで基本はある程度、お伝えしているので、少しステップアップした内容にしようと検討しておりました。

そんなときに出会った言葉は「心理的リアクタンス」これは、強制されると反発したくなる、というものだそうです。大事だから5Sをしてください!と強制してもダメなはずだよね…と妙に納得してしまいました。

そこで、なぜ、自分たちが5Sに取り組む必要があるかについて、考えてもらうワークショップにすることを思いつきました。受講者は出席して聞いてヒントを得るだけではなく、どう受け止め、どう考えたかをグループの人たちと、話し合い、自分たちの5Sのあるべき姿について考えていただくというものです。講義1:ワーク4といった感じで検討しました。

なかなかいい感じでのプログラムができましたので、自信満々に打ち合わせに伺ったのですが残念ながら、この企画は没となってしまいました。そこで新たにニーズをヒアリングさせていただき、別のテーマで進めることになりました。

そのワークショップのテーマが、今日のテーマなんです。5Sだけでなく、その企業さんのあるべき姿について、みんなで考えていこうというものです。
新しいスタイルでの進め方で、今までに扱ったことのないテーマでしたが、ポテンシャルの高い皆様は、想像以上に活発に意見を出し合い、協議し、検討してくださいました。拝見していてとても楽しかったです。自由な意見交換の様子を拝見していて、言いたいことが言い合える「全員の心理的安全性」が実現するためにも、こういった機械は非常に有効なのではないかと、わたくしも新しい気づきをたくさんいただきました。

なにより、今回の研修会は社長も役員の皆様も最初から最後までお立会いいただき、見守ってくださいました。社長の本気度を態度でお示しくださいました。

今回は、初回の布石的意味合いもあり、これから具体的に展開していく計画です。

今回のスタイルは応用が利きますし、何より参加者が主役といった空気ですすめられました。お客様にも、とても喜んでいただき本当に良かったです。

皆様も、インプットを目的とした研修から、なぜ、それを行うのか?という、動機付けから参画を求め、皆さんで共通認識を見出していただく新しい発見があるかもしれませんよ。ご興味がわかれましたら、ぜひお問い合わせください。

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PDCA 品質

9.3 マネジメントレビュー

皆さんこんにちは

今日は2023年11月30日です。
早いもので明日から師走ですね。

今日は、クライアントでも完了しましたマネジメントレビューについて思うところを書いておこうと思います。

マネジメントレビューはあらかじめ定めた間隔で行うことが要求事項になっているので、運用されている企業様で夫々お決めになられていることと思います。

わたくしのお客様では、半年に1回程度で、年間2回行うことが多いです。
もちろん1回でもよいのですが、1回だとイベント的要素が強くなるイメージがあります。

あってはならないのですが、マネジメントレビューと聞いて慌てたことはありませんか?
前回のマネジメントレビューで指示をうけた指示の内容について、速やかに着手しその経過や結果を次のマネジメントレビューで報告することでPDCAを回していきます。
しかし、マネジメントレビューが終わって、ホッとして、日々のお仕事に忙殺され…気が付けばマネジメントレビューの時期(^^;…。特に事務局兼任で、業績が良い企業様でありがちなケースです。これだとリカバリが結構大変です。
また、最近は何事のサイクルも早いですよね。1年だと、世の中の流れと合わないのでズレてしまいます。こういったことも含め、半年に1回をお勧めしたいところです。

9.3.2 マネジメントレビューへのインプットに記載のインプット事項は、内部監査以外はおそらく日々の内部コミュニケーションでモニタリングされている事項だと思います。

支援の中でインプットをお尋ねするとこれまでの内部コミュニケーションで上がった案件の記録をそのままインプットされる方もいらっしゃるのですが、マネジメントレビューでは、モニタリングの結果をまとめて分析し、傾向やトレンドについてインプットしていただくことで、中長期の視点での傾向管理とその対策が機能すると考えます。

日ごろやっていることはその仕組みをQMSに組み込めばよいですし、日頃できていないことはできるようにQMSに仕組みを作ることでQMSの有効性が向上すると考えます。

9.3.3 マネジメントレビューからのアウトプットには、文書化した情報である記録を求めています。皆さんの組織でも、記録は当然、残していらっしゃると思いますが、これってマネジメントレビューだけでなく、日ごろの内部コミュニケーションでも記録がとても大事です。会議の議事録がきちんと残っているとマネジメントレビューの負担は最小に有効性は最大に機能します。

記録さえあればというわけではないのですが、記録がある事でPDCAが機能します。機能するための項目を様式に盛り込むのです。

1.会議の結果、やるべきことについて、誰が、いつまでに、何を成果として行うか
2.上記の報告は次回の機会でよいのか?別の機会(期日)とするのか?

大事なことは、いつまでに、何を、誰が、どうするのかを記録しておき、その記録のスケジュールを把握し、管理し、運用する事です。これが最初のP(計画)となります。

D(実施)は計画通りににやってみましょう。
C(チェック・確認、評価)は、やった結果を報告する際に行います。

A(処置)はアクト(act)は結果に対して行う行為や次の計画へのフィードバックといったイメージですが、アジャスト(adjust)の次のステップのために調整するといった方がイメージしやすいと感じることが多いです。

9001規格そのものが、PDCAサイクルで運用するのですが、項番の中にも小さなPDCAがちりばめられていますね。なんと機能的なんでしょう♪

マネジメントレビューも終わってからがスタートです。
今年もあとひと月となりました。
皆様もどうぞ、体調管理を万全に頑張ってくださいませ。

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PDCA パソコン操作

カレンダーとスケジュール帳

みなさん、こんにちは(,,ᴗ ᴗ,,)

明日で10月も終わり、残り2か月となりました。
今日は、本屋さんに用事があったので行ってまいりました。そこで来年のカレンダーと年賀状ソフトを購入しました。

皆さんはカレンダーやスケジュール帳、どのようにして決めていらっしゃいますか?手帳やカレンダーのこだわりはございますか?

私のカレンダーは12か月見渡せるものを使っています。
何日が何曜日かわかるだけものです。
12枚あると、目当ての月までめくるのが億劫で、月が替わってもカレンダーは前月のまま、なんてことも度々なので、1枚ものにして数年がたちます。不精な私にはぴったりです。

最近読んだ本にきれいな写真や絵を見ることは精神衛生上よいと聞いたので、今年はもう一つカレンダーを追加しようと物色してきしました。結局きれいな絵ではないのですが、日めくりに3つ英会話のフレーズが書いてあるものです。
めくるのがおっくな私でもめくることが楽しみになるように・・・と願いを込めて。
実はこの数年、技能実習生など外国の方もいらっしゃるので英会話も学んでいますが、そのスピードアップも目論んでおります(^^;

もともと、ISO規格は英語なので勉強はしていましたが、日本語もままならないので時間がかかりすぎなのです。最近少し、進歩が感じられるので前向きに頑張ります!

もう一つ、スケジュール帳は毎年9月の発売と同時くらいのタイミングで購入するようにしております。お役所関係のお仕事は年度単位でスケジュールを調整するため、年末前には次年度の日程を調整いたします。

私の仕事自体は分刻みではなく、午前、午後、夜くらいのくくりなので、これも、見開きでひと月が見渡せて、月ごとのインデックスがついているコンパクトな手帳です。基本、毎年同じメーカーの同じシリーズを購入します。プライベートの予定はほとんどないのですが、もちろんこれに書き込みます。

新しい手帳にスケジュールを書き込む時は、本当にありがたく、気持が引き締まります。お客様に喜んでいただくためにもっと精進するぞ~!(^^)!と、とても前向きになれるんです。スケジュール帳はPDCAのPですからね♪

本当にありがたいことです。

これに加えて、紙のノートも使っているのですが、最近は「マイクロソフトのToDoアプリ」と「Google Keep」をスマホとPCで使っています。

もっぱら、アナログな私ですが、これがとても便利なのでスマホをお使いでしたらぜひお試しください。サブスク契約していないとダメかもですが、「Microsoft To Do アプリ」で検索してみて下さいね。

同じようなアプリですが、「Microsoft To Do アプリ」は思いついたものをどんどん入力して、完了したら消し込めばよいので、以前より失念が減ったように感じます。

「Google Keep」はリマインダーや音声認識がすごぶるよくて、繰り返しのタスクには最適です。私は、場所でリマインドしているので

年齢と共に私の劣化も進行していきますが、便利な機能に助けてもらいながら、しっかりお仕事頑張ります!

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PDCA コミュニケーション その他

花の咲くころ

我が家のクリスマスローズは毎年バレンタインのころに沢山の花を咲かせてくれていたのですが、今年は一輪も咲きませんでした。そう思いながらホワイトデーが過ぎたころです。

その代わりというわけではないのでしょうが、今ベランダのストックがきれいに咲いております。桃には花芽がついて、水仙も香っています。その横でクレマチスも新芽をグングン伸ばしています。

クレマチスは10年以上育てている大きな鉢植えだったのですが、台風の時に大変なので、株分けをしました。ふた鉢とも元気に新芽を出してくれてよかったです。

部屋の中では、昨年いただいたデンドロビュームにふっくらとしたふくよかな花芽がついています。

花が開くにはもう少し時間がかかりそうですが、この陽気だと近いうちに鮮やかな花を咲かせてくれると思います。

いただいた時のデンドロビュームはびっしりと花がついており長い期間、目を楽しませてくれました。蘭は育てることが難しいと思っていたのですが、枯らしてしまうにはかわいそうと思い、ひとまず水をやっておりました。するとわきから高芽がどんどん出てきます。

秋ごろには高芽を切り取り新しい鉢に植えつけを行いました。

ベランダに出し、水やりをし、肥料もあげました。

花芽をつけるには適度に寒さにあてることも必要ということを年末ごろに知ったので、もしかすると花は咲かないかも?と思っておりました。

沢山の花のつぼみは思いがけないご褒美をいただいた気分です。

花は咲けと言われなくても時が来れば綺麗な花を咲かせます。

私たちの為に咲くわけではないのですが、毎年花が咲き、わたくしたちの目を、鼻を楽しませてくれます。

熱くないように、寒くないように、水と肥料はきらさずに、でもやり過ぎないように。

朝はおはようと言いながら、病気になっていないかと観察します。
花の季節になれば、つぼみがつき、ふくらみ、花を咲かせます。
毎日お世話ありがとう!と言わんばかりに、咲いてくれます。

植物に限らず生き物を育てることは、人を育てることに似ていると感じます。

職場では、作業環境や周りの人員配置は適切か?と注意を払います。

花であれば土です。どんなに水を与え、良い肥料を与えたところで、土が悪ければ元もこうもありません。

日々のOJTは適切に行われているか?

花であれば水です。どんなに良い土で育てても水をやらなければ、花はすぐに枯れてしまいます。

OJTだけでは十分ではない内容について、社外研修の手配をしたり、社内教育を計画します。

花でいうところの肥料です。多すぎれば毒になりますが、まったく与えないと成長や花ツキが悪くなってしまいます。

挨拶の様子を観察し昼食を一緒に食べながら変化がないか観察します。

元気がなければ声をかけ、その時に必要な言葉をかけ、話を聴きます。

花をめでる行為です。かわいいね~。綺麗だね~。お水あげようねと話しかけながら花の声を聴きます。花でもよくない言葉を浴びせ続けると枯れてしまうと言います。

人であればなおさらではないでしょうか、と考えます。

すると、今までできなかったことが少しずつできるようになり、ある日、思いもしないアイディアや意見を発信してくれます。

それまでにない素晴らしい、製品をつくってくれます。

毎年、少しずつ大きな株となり、大きな花を咲かせてくれます。
株分けによって、一鉢がふた鉢に、ふた鉢は四鉢へと倍々に増えていきます。
人も花も育つ姿を見守ることは微笑ましいことです。

ベランダも組織もどんどん華やかに、にぎやかになっていく様子を見ることは本当に微笑ましく、喜ばしいものでございます。

今朝、デンドロビュームの花が開いておりました。
本当にかわいい花が咲きました。

2023年3月17日

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PDCA その他

にっぱちと仕事は追うもの

にっぱちは良くない

と言いますが、わたくしの関与先でも繁閑のギャップが激しい月です。

お役所関係のお取引が多いお客様やコンビニなどは2月は繁忙期だそうです。

また入札もありますから、入札が決まれば立ち上げでバタバタしますので、わたくしの出番はますます激減。そんな時は、教育資料の作成など間接部門との打ち合わせとデスクワークに励みます。

契約型で個別受注生産の製造業のお客様は閑散期の場合が多く、書類やデータのまとめ、内部監査やマネジメントレビューの準備などを行う時期です。

わたくし自身も普段は隔月の職業訓練が2月と3月は連続で行われるため、繁忙期になるかと思います。

1年間の繁閑を分散して、できるだけ業務量を平準化するように年間計画を立てて行っているのですが、普段お忙しい分、この時期にお休みをとる担当者の方もたくさんいらっしゃいます。

こうなると当初の計画通りになかなか行かないことが増えてきます。

そこも見据えて、調整可能なように遊び(余裕)もちょい足ししておきます。
基本、仕事は翌日に持ち越さないようにすることが原則(最近はわたくしの肉体的な回復に時間がかかるるので最優先は体調として、肉体的に厳しい時は持ち越しOKとしています)なので、予定がぽっかり空いた時は更に前倒して仕事をすすめます。

仕事は追われると大変さが倍増しますが、追えば大変さが半減というか激減します。
同じ仕事のはずなのにこれってとても不思議です。

先日何かで、終わりが見えないと、ヒトは心が折れるから頑張れないというような話を聞きました。
やってもやってもいつ終わるか分からない、エンドレスな状態って本当に辛いです。

仕事に追われていると、目の前のことすら考える余裕もないと思います。すると、辛さが増すから大変だと感じるのだろう·····逆に、仕事を追っている時は、先の見通しが立っているので、終わりも大体予測することができてるなぁーと。余裕が大事と改めて、気づく機会となりました。

過去にも気づいたのですが、毎年気付いているような気がしますが、ホントに2月は逃げていきます。近所の梅が花盛りです。メジロもよい声でさえずっています。
3月も去ってしまった…とならぬようにと、気を引き締めつつ励みます(^-^;